在 Microsoft Word 中撰写电子邮件时，采用专业的格式不仅能提升沟通效率，还能展现良好的职业素养。以下为您提供标准的电子邮件格式模板与设置建议。
一、标准电子邮件结构
- 收件人（To）：明确填写对方邮箱地址（在 Word 中可作为占位说明）
- 主题（Subject）：简洁明了，概括邮件核心内容
- 称呼（Salutation）：如“尊敬的张经理：”或“Hi 李老师，”
- 正文（Body）：分段清晰，逻辑连贯，语气得体
- 结尾敬语（Closing）：如“此致 敬礼”、“Best regards,”
- 签名（Signature）：包含姓名、职位、公司、联系方式等
二、Word中设置邮件格式技巧
1. 使用样式功能：为“主题”、“称呼”、“正文”等分别设置标题和正文样式，便于统一管理。
2. 调整行距与段距：推荐正文使用 1.5 倍行距，段前段后间距设为 6–12 磅，提升可读性。
3. 插入签名块：可通过“插入 → 文本 → 快速部件 → 自动图文集”保存常用签名，一键调用。
4. 导出为PDF或复制到邮件客户端：完成编辑后，可复制内容至 Outlook 或其他邮件工具，或另存为 PDF 附件发送。
三、免费模板下载建议
您可以在 Word 内置模板库中搜索“Email”或“商务邮件”，获取官方设计的专业模板。也可使用在线工具快速创建并导出。