在日常办公中,我们经常需要将编辑好的Word文档通过电子邮件发送给同事或客户。其实,Microsoft Word内置了“发送邮件”功能,可以让你无需离开Word界面,一键将文档作为附件或正文发送出去。
方法一:通过“文件”菜单发送(适用于Word 2010及以上版本)
- 打开你要发送的Word文档。
- 点击左上角的“文件”选项卡。
- 在左侧菜单中选择“共享”(或“发送”)。
- 点击“电子邮件”,然后选择:
- 以附件形式发送:将当前文档作为.docx附件发送。
- PDF格式发送:自动转换为PDF后作为附件发送。
- 作为邮件正文发送(部分版本支持):将文档内容直接粘贴到邮件正文中。
- 系统会自动调用默认邮件客户端(如Outlook),填写好收件人即可发送。
方法二:使用快速访问工具栏(推荐)
你可以将“发送邮件”功能添加到快速访问工具栏,实现一键发送:
- 点击Word窗口左上角的下拉箭头(快速访问工具栏右侧)。
- 选择“更多命令”。
- 在“从下列位置选择命令”中选择“所有命令”。
- 找到并添加“发送到邮件收件人”。
- 点击“确定”。之后只需点击该图标即可快速发送。
注意事项
- 此功能依赖于你电脑上已配置的默认邮件客户端(如Outlook、Windows邮件等)。
- 如果未设置默认邮件程序,系统会提示你先进行配置。
- 部分精简版Office或WPS可能不支持该功能,请使用完整版Microsoft Word。
掌握这一技巧,能显著提升你的办公效率,告别“保存 → 打开邮箱 → 上传附件”的繁琐流程!